Agile Proje Yönetimi ve UX Yazarının Rolü

Hepiniz her gün onlarca iş yürütmektesiniz. Proje bazlı olsun olmasın, bu işlerde size bağlı ya da ekibiniz içinde sizinle birlikte çalışan pek çok da iş arkadaşınız var. Belli sırayla işler yapmakta olduğunuz ve hatta belli bitiş tarihlerine uymak durumunda kaldığınız bu işlerde uyumluluk, esneklik ve özerklik olması şart, değil mi? Teoride durum böyle ama ya pratikte? Kaçınız, üzerinize aldığınız bir işi devretmeniz gerektiğinde karşıdan zamanında bir yanıt alabiliyor? Hanginiz işlerinizi bir yapacaklar listesine sağlıklı şekilde aktarabiliyor? Kaçınız yaptığınız işleri deneme şansı elde edebiliyor? Kaçınız müşterilerinizin de dahil olduğu bir proje veri tabanı ile çalışma fırsatı elde edebiliyor? İşte, tüm bunların cevabı agile proje yönetimi konusunu ele aldığımız bu yazıda. Peki, agile proje yönetimi nedir? Gelin, sorunun cevabını detayları ile vermeye çalışalım!

Agile Nedir?

Türkçeye çevik olarak çevrilen agile, aslında kelime anlamı olarak esneklik şeklinde açıklanabilir. İçerisinde sonradan değişiklik yapılmasını mümkün kılan ve sürekli test edilebilen projeler olan agile projeler, özellikle yazılım temelli şirketlerin sıklıkla benimsediği bir çalışma metodu. Esnek ve uyumlu bir yaklaşımla projelerin planlanması, geliştirilmesi ve yönetilmesini sağlayan bir yöntem olan agile, geleneksel proje yönetimi yaklaşımlarından farklı olarak daha hızlı, esnek ve müşteri odaklı bir şekilde çalışmayı amaçlar. Bu bağlamda birkaç temel agile prensipleri de mevcut elbette. Aşağıdaki listeden görebilirsiniz.

• İletişim Sıklığı ve Şeffaflık: Çevik proje yönetimi nedir, sorusunu cevaplamaya çalıştığımız bu yazıda agile projelerin temel prensipleri arasında yer alan şeffaflık konusuna değinmesek olmazdı. Zira agile projelerde iletişim sıklığı ve şeffaflık, projenin başarılı bir şekilde yönetilmesi ve sonuçlandırılması için büyük önem taşır. Hızla değişen gereksinimlere ve koşullara uyum sağlama amacı taşıyan bu çalışma metodolojisi, müşterinin, projenin ilerlemesini anlamasını sağlar ve geri bildirimlerini iletebilmesine olanak tanır. Bu da müşteri memnuniyetini doğal olarak artırır. Ayrıca iletişim eksikliği, projenin ilerlemesindeki olası riskleri görmezden gelmeye yol açabilir. Düzenli iletişim ve açık şeffaflık sayesinde ise olası riskler daha erken tespit edilebilir ve önlem alınabilir. Ekipler arası iş birliği de bu metodolojideki iletişim sıklığının iyi bir göstergesi konumunda. Agile yaklaşımda ekip üyeleri farklı disiplinlerden gelir ve iş birliği yapar. Bu sebeple iyi iletişim ve şeffaflık, ekip içi işbirliğini destekler ve herkesin hedefe ulaşmak için birlikte çalışmasını sağlar. Sonuç olarak çevik projelerde iletişim sıklığı ve şeffaflık, projenin hedeflerine ulaşılmasını, müşteri memnuniyetini artırılmasını ve ekip içi iş birliğini güçlendirmeyi destekler. Bu nedenle projenin her aşamasında düzenli iletişim ve açık şeffaflık sağlamak büyük önem taşır.
• Çalışma Esnekliği: Agile proje yönetimi örneklerinde sıklıkla karşılaşılan esneklik ve değişime açık olma hali, bu işin temeli sayılır. Agile projelerdeki başarı için temel bir faktör olan esneklik, hızla değişen gereksinimlere ve koşullara uyum sağlamak anlamına gelmekte. Bunun birkaç sebebi var. Bildiğiniz üzere agile projelerde müşteri ihtiyaçları ve talepleri önceliklidir. Değişen müşteri beklentilerine hızla adapte olmak, müşteri memnuniyetini artırır. Sadece müşteri memnuniyeti midir sürekli değişen? Pazar koşuları ve rekabet de sürekli bir değişim içinde ve bu değişime ayak uydurmak, şirketler için hayati önem taşır. Esnek bir yaklaşım ise ürün veya hizmetinizi hızla geliştirip pazarda rekabetçi olmanıza olanak tanır. Tüm bunların yanı sıra eğer esnek bir çalışma metodunuz varsa deneme-yanılma yoluyla da sürekli öğrenebilir ve bu sayede daha hızlı gelişebilirsiniz. Özetlemek gerekirse agile projelerde esneklik ve değişime açıklık, projenin hedeflere ulaşmasını, müşteri memnuniyetini artırmasını ve rekabet avantajı sağlamasını destekler. Bu nedenle projenin her aşamasında esnek bir yaklaşım benimsemek ve değişimlere kolayca adapte olmak şart. Bizden söylemesi.
• Performans Analizi: Agile proje yönetimi ve scrum metodolojisi içinde performansları ölçmek de son derece mühim ve mümkün. Projenin başarısını değerlendirmek, geliştirmek ve yönlendirmek amacıyla verilere dayalı bilgiler sağlamak için gerekli olan performans analizinin önemli olma sebepleri arasında geri bildirim ve iyileştirme imkanı vermesi, riski değerlendirmesi, ekip çalışmasını analiz etmesi, hızlı karar verme olasılığını artırması, müşteri memnuniyetine oynaması ve kaynak yönetimini optimize etmesini sayabiliriz. Sonuç olarak performans analizi agile projelerin ilerlemesini değerlendirmek, iyileştirmek ve başarıyı artırmak için kritik bir unsur olarak görülür. Sürekli öğrenme ve gelişme döngüsünün bir parçası olarak performans analizi yapmanın, projenin hedefine ulaşmasına yardımcı olacağını siz de tahmin edersiniz.
• Ekip Çalışması: Her iş yerinde olduğu gibi agile yöntemini benimseyen şirketlerde de ekip çalışması ultra büyük bir öneme sahip. E, zaten temelinde iş birliği yatan bir metodolojinin de takım çalışması olmadan ilerlemesi hayal edilemezdi herhalde. Öncelikle agile projelerde yer alan ekip üyeleri farklı yeteneklere, deneyimlere ve bakış açılarına sahip olur. Bu çeşitlilik, projenin farklı yönlerine daha kapsamlı bir şekilde yaklaşmayı sağlar. Agile proje yönetimi ve scrum metodolojisi ile çalışan iş yerlerinde takım çalışmasına teşvik edildiği için kişilerin birbiri ile iletişim kurması kaçınılmazdır. Bu da projelerin çok daha hızlı ilerlemesi için bulunmaz bir anahtar. Ekip içindeki herkesin birbiri ile sağlıklı iletişim kurduğunu, birbirlerine sordukları soruları zamanında cevapladığını hayal edin. Harika, değil mi? İşte, agile projelerde ekip çalışması, tüm bu sebeplerden ötürü projenin başarısı ve müşteri memnuniyeti için temel bir rol oynar. İyi bir ekip çalışması, projenin daha etkili bir şekilde yönetilmesini, hızla değişen gereksinimlere uyum sağlanmasını ve en iyi sonuçların elde edilmesini sağlar.
• Müşteri Odaklılık: Müşteri odaklılık, agile projelerde büyük bir öneme sahip. Neden mi? Çünkü agile yaklaşımının temelinde müşteri ihtiyaçlarının ve geri bildirimlerinin öncelikli olması felsefesi yer alır. Müşteri odaklılık; projenin başarısı, müşteri memnuniyeti ve projenin gerçek dünya ihtiyaçlarını karşılayabilmesi için kritik bir faktördür. Projenin gerçek dünya ihtiyaçlarına uygun bir ürün veya hizmet geliştirmesini yardımcı olan müşteri odaklı olma halinin kalbinde ise kuşkusuz ki müşterinin beklentilerini anlamak ve bunları karşılamak yer alır. Bu odak, aynı zamanda hızla değişen müşteri gereksinimlerine uyum sağlamayı da doğal olarak kolaylaştıracaktır. Müşteri talepleri ve geri bildirimleri, projenin yönünü ve önceliklerini belirlemede rehberlik eder. Hal böyle olunca bir win-win durumu kaçınılmaz olur. Bingo!
• Tekrarlayan Geliştirme: Yineleyen süreçler anlamını taşıyan iterasyon, agile projelerde çok büyük bir yere sahip; zira kendisi, projenin belirli aralıklarla bölünerek küçük adımlar halinde ilerlemesini sağlayan bir yaklaşım olarak açıklanır. İterasyonlar, projenin esnek ve hızlı bir şekilde gelişmesini ve müşteri geri bildirimine daha fazla odaklanmasını sağlar. Riskleri de daha küçük adımlara bölen iterasyonlar bu sayede tehlikelerin önceden fark edilmesine ve krizlerin daha etkili çözülmesine de destek verir. Yani iterasyonlar agile projelerin esnek, hızlı ve müşteri odaklı bir şekilde ilerlemesini sağlayan önemli bir parçasıdır. Projeyi daha yönetilebilir parçalara böler, sürekli geri bildirim ve düzeltmeleri sağlar ve projenin başarılı sonuçlar elde etmesine yardımcı olur.

Bir Çalışma Metodolojisi Olarak Scrum

Scrum nedir, sorusunun cevabı ise agile yazılım geliştirme metodolojilerinden biri olarak kullanılan ve esnek, iteratif bir yaklaşıma dayanan bir çerçeve olarak açıklanabilir. Özellikle karmaşık ve hızla değişen projelerde etkili bir şekilde kullanılan Kanban yöntemine benzetilebilir. Bu çalışma yönteminin temel bileşenlerine bakacak olursak:

• Günlük Toplantılar: “Daily Scrum” veya “Stand-up Meeting” olarak adlandırılan günlük toplantılar, projenin ilerlemesini takip etmek, iletişimi artırmak ve ekip üyeleri arasındaki iş birliğini desteklemek için olmazsa olmaz. Ekip üyelerinin her gün neler yaptığını, ne yapmayı planladığını ve engellerle karşılaşıp karşılaşmadığını paylaşmasını sağlayan scrum günlük toplantıları sorunları erken teşhis etmek, iletişimi artırmak, önceliklendirilmesi gereken işleri belirlemek, takım bilincini ve dolayısıyla motivasyonu artırmak, hızlı karar vermek ve şeffaf olmak için son derece önemli. Kısacası günlük toplantılar scrum metodolojisinin temel prensiplerinden biridir ve projenin hızlı, esnek ve müşteri odaklı bir şekilde ilerlemesine yardımcı olur. Ekip üyelerinin düzenli olarak iletişim kurması ve iş birliği yapması, projenin başarısını artıran kritik bir faktördür.
• Sprint Retrospektifi: Scrum metodolojisi içinde yer alan bu etkinlik, aslında her sprint sonunda gerçekleştirilen bir toplantıdır. Ekip üyeleri, her sprint sonunda neyin iyi gittiğini ve neyin geliştirilebileceğini tartışarak sürekli olarak daha iyi sonuçlar elde etmeyi amaçlar. Sprint sürecindeki olumlu yönleri kutlar ve başarılardan ders çıkarırken, aynı zamanda iyileştirilmesi gereken yönleri de belirlerler. Bu sayede gelecekteki sprintlerde aynı hataların tekrarlanması önlenebilir. Sprint Retrospektifinin bir diğer alametifarikası da tüm ekip üyelerinin katılımını teşvik etmesi. Herkesin görüşü alınır ve herkesin fikri değerlidir. Ayrıca sprint retrospektifi, verilere dayalı olarak hangi iyileştirmelerin yapılacağına karar verilmesini sağlar. Gerçek deneyimler ve verilerle desteklenen kararlar, daha etkili sonuçlara yol açabilir. Yani her sprint sonunda gerçekleştirilen bu toplantı, ekip üyelerinin deneyimlerinden öğrenmelerini ve sürekli olarak iyileştirmeler yapmalarını sağlar.
• Ekipler: Agile proje yönetimi metotları arasında yer alan scrum’da ekipler ve onlar arası iletişim işin odak noktasını oluşturur, diyebiliriz. Zira ekipler, projenin başarılı bir şekilde yönetilmesi, ürünün geliştirilmesi ve müşteri ihtiyaçlarının karşılanması için kritik bir rol oynar. İş birliği ve takım ruhu, müşteri odaklılık, esneklik, adaptasyon, sprint içi ilerleme, engellerin aşılması, dağıtılmış ve delege edilmiş çalışma düzeni, yenilikçi fikirlerin üretilmesi, kaynakların verimli kullanılması ve takım motivasyonunu artırma sürecindeki rolü scrum’daki ekiplerin neden önemli olduğunu gösteren unsurlardan sadece birkaçı. Sonuç olarak iyi bir ekip çalışması, projenin hızlı, esnek, müşteri odaklı ve sürekli gelişen bir şekilde ilerlemesini sağlar.
• Product Owner: Scrum metodolojisinde “Product Owner”, ürünün veya projenin sahibi olarak görev yapar ve projenin müşteri veya kullanıcı temsilcisidir. Product Owner’ın temel görevi, projenin veya ürünün gereksinimlerini belirlemek, önceliklendirmek, geliştirmek ve sürekli olarak güncellemektir. Müşteri veya kullanıcıların ihtiyaçlarını anlamak ve bu ihtiyaçları somut gereksinimlere dönüştürmekle sorumlu olan bu kişi, ürünün gereksinimlerini ve işlerini içeren “Product Backlog” adı verilen bir liste oluşturur. Daha sonra bu listedeki işleri tek tek öncelik sırasına alır. Önceliklendirmek, ürünün müşteri değerini maksimize etmesi bakımından son derece kritiktir. Her sprint (iterasyon) öncesinde Product Owner, ekip ile birlikte iterasyon hedeflerini ve hangi işlerin bir sprint boyunca tamamlanması gerektiğini belirler. Gereksinimlerde değişiklikler olduğunda ise bu kişi, değişiklikleri güncellemeye ve ekip ile paylaşmaya odaklanır. Yani Product Owner’ın görevleri, projenin ve ürünün başarısını etkileyen kritik bir rolü yansıtır. Müşteri gereksinimlerinin doğru anlaşılması, önceliklendirme ve sürekli geri bildirim almak, projenin başarılı bir şekilde ilerlemesi için çok çok önemlidir.
• Scrum Master: Scrum süreçlerini en iyi şekilde yönetmek, sprint süresince meydana gelen engelleri kaldırmak, ekip içi iletişimi kolaylaştırmak, adaptasyonu yönetmek, yeri geldiğinde ekip üyelerine koçluk yapmak, sürekli iyileştirmeye teşvik etmek, sprint hedeflerini belirlemek ve her koşulda öğrenmeye teşvik etmek scrum master’ın görevleri arasında yer alır. Scrum master, scrum metodolojisinin uygulanmasını destekleyen ve ekibin verimliliğini artırmak için çalışan bir rolü ifade ettiği için projenin başarılı bir şekilde ilerlemesi ve müşteri ihtiyaçlarının karşılanması noktasında büyük önem taşır.
• Product Backlog: Scrum metodolojisinde kullanılan ve projenin veya ürünün gereksinimlerini, özelliklerini ve işlerini içeren dinamik bir liste anlamına gelen product backlog, projenin gelecekteki sürümlerinde yapılması gereken işleri ve özellikleri önceliklendirir ve yönetir. Bu listenin temel unsurları arasında İhtiyaçlar, özellikler, işler, öncelikler, zaman ve güncelleme yer alır. Product backlog, scrum’ın esnek ve iteratif doğasına uygun olarak tasarlanmıştır. Öncelikler ve gereksinimler ise müşteri geri bildirimi, piyasa değişiklikleri ve diğer faktörlere göre sürekli olarak değiştirilebilir. Her sprint (iterasyon) öncesinde, ekip ve product owner birlikte product backlog’dan işleri seçip sprint hedeflerini belirler. Bu sayede projenin müşteri değerini sürekli olarak en üst düzeye çıkarması ve değişen ihtiyaçlara uyum sağlaması hedeflenir.

Bir UX Yazarı Agile Projeye Nasıl Katkı Sağlar?

Müşterileri satın almaya olabildiğince pürüzsüz şekilde yönlendiren metinlerin yaratıcısı olan UX yazarlarının agile proje yönetim metodolojilerindeki yeri ve rolü yadsınamaz. Agile projelerde kullanıcı deneyimini geliştirmeye odaklanan ve ürün veya hizmetin kullanıcılar için anlamlı, etkili ve tatmin edici olmasını sağlayan UX yazarının agile projelerdeki başlıca görevleri arasında şunlar yer alır:

• Kullanıcı Arayüzü Metinleri Oluşturma: UX yazarları, kullanıcı arayüzlerinde yer alan buton etiketleri, hata mesajları, başlık ve açıklamalar gib metinleri oluşturur. Bu metinler, kullanıcıların ürünü daha iyi anlamalarına ve kullanmalarına yardımcı olacağı için çok kıymetlidir.
• Kullanıcı Duyarlılığı ve Empati Geliştirme: Bu kişiler, kullanıcıların ihtiyaçlarını ve duygusal deneyimlerini anlamak için empati geliştirir. Kullanıcılar için anlamlı ve duygusal bağ kurulmasındaki rolleri büyüktür.
• Kullanıcı Araştırmaları ve Analizleri: UX yazarları, kullanıcı araştırmaları yaparak kullanıcıların ihtiyaçlarını ve davranışlarını da analiz eder. Bu araştırmalar, ürünün kullanıcı odaklı tasarlanmasına yardımcı olur.
• Kılavuzlar ve Yardım Dokümantasyonları Oluşturma: Ürünün nasıl kullanılacağına dair kılavuzlar, kullanım örnekleri ve yardım dokümantasyonları hazırlarlar. Kullanıcıların ürünü etkili bir şekilde kullanmalarını da desteklerler.
• Dil ve Ton Kılavuzlarını Oluşturma: UX yazarları aynı zamanda ürünün dilini, tonunu ve ürün markasıyla uyumlu bir şekilde yazım kurallarını belirleyen dil ve ton kılavuzları hazırlar.
• Kullanıcı Geri Bildirimi İncelemesi: Kullanıcıların ürünle ilgili geri bildirimlerini inceler ve bu geri bildirimlere göre kullanıcı deneyimini iyileştirmek için öneriler sunar.
• Ekip İçi İletişim: UX yazarları, tasarım, geliştirme ve diğer ekip üyeleri arasında etkili iletişim kurar. Tasarım kararları ve kullanıcı deneyimi hakkında bilgi akışını sağlar.
• Test ve İterasyonlar: Kullanıcı testlerinde veya prototip iterasyonlarında kullanıcı metinlerinin etkisini değerlendirir ve gerekirse iyileştirmeler yapar.
• Kullanıcı Deneyiminin Sürekli İyileştirilmesi: UX yazarları, Agile prensiplere uygun olarak sürekli olarak kullanıcı deneyimini gözden geçirir, geri bildirim alır ve kullanıcı odaklı geliştirmeler önerir.

Peki, UX Yazarının Agile Projelerde Kullandığı Araçlar Neler?

Yukarıda da bahsettiğimiz gibi agile süreçlerde çoğunlukla Kanban metoduna benzer araçlardan yararlanılır. Kanban metodunda temel olan, iş süreçlerinin açık ve net biçimde görselleştirilmesinden başka bir şey değildir. Bir tahta üzerine yapıştırılan not kağıtları, süreçteki ilerlemeyi göstermek adına soldan sağa doğru kaydırılır. Her bir not kağıdı, çalışma konularını ve süreçleri ifade eden sütunları göstermektedir. Bu mantıkla, UX yazarının agile süreçlerde yararlandığı araçlardan bazıları şu şekilde özetlenebilir:

1. Figma: Figma, web tabanlı bir tasarım ve prototipleme aracıdır. Kullanıcı arayüzü tasarımları, kullanıcı deneyimi tasarımları, prototipler ve iş birliği projeleri oluşturmak için kullanılır. Özellikle UI/UX tasarımcıları, ürün yöneticileri ve geliştiriciler arasında iş birliğini kolaylaştırmak ve tasarım sürecini daha etkili hale getirmek için tasarlanan bu araç, UX yazarının günlük hayatının önemli bir parçasıdır, demek mümkün.
2. Linear: Linear da tıpkı Figma gibi görev ve proje yönetimi için kullanılan bir yazılım platformudur. Sıklıkla yazılım geliştirme ekipleri, ürün yönetimi ekipleri ve tasarım ekipleri gibi ekiplerin iş akışını düzenlemelerine, görevleri takip etmelerine ve projeleri yönetmelerine yardımcı olmak için tasarlanan bu aracın öne çıkan özellikleri arasında ise görev yönetimi, proje izleme, süreç otomasyonu, ekipler arası iş birliği, raporlama ve analiz, API entegrasyonu, Kanban stili görüntüleme ve takım üyeleri yönetimi yer alır.
3. Jira: Atlassian tarafından geliştirilen ve yaygın olarak kullanılan bir proje yönetim ve iş takibi yazılımı olan Jira, özellikle yazılım geliştirme ekipleri, BT projeleri ve iş süreçleri yönetimi için kullanılır. Jira, çeşitli ekiplerin görevleri, projeleri ve iş akışlarını daha etkili bir şekilde yönetmelerini sağlamak için tasarlanmış son derece yaygın bir araç.
4. Trello: Atlassian tarafından geliştirilen bir araç daha: Trello. Son derece yaygın olarak kullanılan bir iş takibi ve proje yönetimi yazılım platformu olan Trello, kullanımı kolay arayüzü ile tanınır. Bu araç; özellikle küçük ekipler, bireyler ve projeleri takip etmek isteyen kişiler için popüler.
5. Google Spreadsheet: Google Spreadsheet (Google Tablolar), Google tarafından sunulan çevrimiçi bir elektronik tablo uygulaması. Microsoft Excel gibi geleneksel elektronik tablo programlarının çevrimiçi ve paylaşıma uygun bir versiyonu olan bu araç; belge paylaşımı, iş birliği ve çevrimiçi erişim sağlama amacıyla çok yaygın olarak kullanılır. Özelliklerini sayacak olursak çevrimiçi ve ortak çalışma imkanı, belge düzenleme ve formatlama, formüller ve fonksiyonlar, grafik ve görseller, veri aktarımı ve entegrasyon kolaylığı, paylaşım imkanı, şablon çeşitliliği ve çevrimdışı erişim imkanını rahatlıkla dahil edebiliriz.
6. Zeplin: Son olarak Zeplin, bir tasarım ve geliştirme iş birliği platformudur ve özellikle tasarım ekipleri ile geliştirme ekipleri arasındaki iş akışını kolaylaştırmak amacıyla kullanılır. Bu araç, tasarım dosyalarını geliştiricilere yönlendirmek, stil rehberleri ve öğe özelliklerini paylaşmak, iş birliği yapmak ve projeleri daha verimli bir şekilde yönetmek için tasarlanmıştır.

Tüm bu araçların ortak noktası her birinin, içinde Backlog, To Do, In Progress, To Be Reviewed, Done başlıklı (veya benzeri isimlerle adlandırılmış) sütunları olmasıdır. Bu sütunların altına, her birine uygun işler eklenir ve ekip üyeleri ile takip edilir. Bunların hiçbirini henüz duymadıysanız endişe etmenize hiç gerek yok; zira her biri, öğrenmesi son derece kolay araçlar olarak ün salmış. Dolayısıyla sadece birkaç deneme ile her birinde ustalaşmanız mümkün.

Sonuç olarak UX yazarları, agile projelerde kullanıcıların ihtiyaçlarını anlamak, ürünü kullanıcı dostu ve anlamlı hale getirmek, kullanıcı geri bildirimini dikkate almak ve sürekli olarak deneyimi iyileştirmek için çok çok önemli bir rol üstlenir.

Eğer UX yazarları ve ne iş yaptıkları hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz UX Writer Derya Selvi Anlatıyor: Kullanıcı Deneyimi Yazarı Kimdir? başlıklı yazımızı okuyarak sorunuza birinci ağızdan cevap alabilirsiniz.