Projelerimizi Nasıl Yönetsek?

Sürekli “Müşteri Haklıdır” der dururuz fakat projelerdeki en büyük problemlerin başında, müşterinin tam olarak ne istediğini anlamama ve buna göre hatalı teslimat programı çıkarmaktır. Bu durum da proje yürütülürken müşteri ne istedi, kim ne anladı kaosu başlamasına neden olur ve proje maliyetlerinin muhtemelen yükselmesiyle sonuçlanır.

Proje Nedir?

Proje, benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için yürütülen geçici olan bir girişimdir. Bu tanımdaki anahtar kelime “geçici” kelimesidir. Çünkü projelerin bir başlangıç ve bitiş tarihinin olması gerekir. Belli işlemlerin sürekli tekrar ederek gerçekleştirilmesi durumuna “operasyon” denir. Bu yüzden operasyon ve projeyi birbiri ile karıştırmamak oldukça önemli.

Projeler hayatımıza birçok sebepten dolayı girer. Bunlardan en önemli olanı yasal zorunluluklardır. Eğer yasal mevzuatta bir değişiklik yapılır ve üzerinde çalıştığınız proje de bu mevzuat kapsamında yer alıyor ise hemen harekete geçmek zorundayız. Bunun dışında ise karşılaşılan en sık sebepler arasında “Pazar Beklentileri” ve “Müşteri İstekleri” yer alıyor. Tabii ki iş süreçleri ile ilgili gereksinimler, teknolojik gelişmeler ya da sosyal gereksinimler de projelerin ortaya çıkmasının ana sebepleri arasında yer alır.

Genellikle projeler kontrolü ve yönetimi kolaylaştırmak için aşama veya faz dediğimiz parçalara bölünür. Böylece proje tahminlemesi, sorumlu ataması, yürütülmesi, kontrolü ve takibi daha kolay olur. Bu da proje yöneticisinin projenin “başlangıç” sürecinde yapması gereken en önemli görevleri içerisinde yer alır ve muhakkak paydaşlar ile de mutabık kalması gerekir. “Ne“, “Hangi fazda,”, “Ne zaman yapılacak“, “Teslimatlar ne zaman gerçekleştirilecek” gibi soruların tamamı bu aşamalarda belirlenir.

Proje yönetiminde sık olarak duyacağınız kelimelerde birisi “Progressive Elaboration” yani “Aşamalı Olgunlaşma” dır. Aşamalı olgunlaşma, tahminlerin ve kapsamların belirginleşmesi anlamına gelir. Genel itibariyle projeler ilerledikçe daha gerçekçi hedeflere sahip olur ve projedeki çalışmalar ilerledikçe faaliyetler detaylandırılır. Belki de bu sebepten olsa gerek, proje paydaşlarının zaman içerisinde proje yönetimi ve organizasyonuna güvenleri artar. İşte bu saydığımız kavram ve tanımların tamamına aşamalı olgunlaşma diyoruz.

Peki, az önce projelerin aşamaları vardır demiştik; neden bunlara ihtiyaç var?

Projeler yapıları itibariyle risk ve belirsizlik içerir. Bunları dağıtmak ve minimize etme başta olmak üzere, projeleri kolay yönetmek ve delegasyonda kolaylık sağlanması, kontrolün kolaylaştırılması ve yürüyen genel süreçlere entegrasyonun kolaylaştırılması gibi nedenlerden dolayı projeler aşamalandırılır.

Proje Aşama Tipleri Nelerdir?

Projelerde 3 aşama tipi vardır. Bunlardan ilki sıralama ilişkisi yani sequential dediğimiz, halk arasında waterfall (şelale) olarak anılan tiptir.

Bu aşama tipinde bir faz kendisinden önceki faz bitmeden kesinlikle başlamaz. Bu yaklaşım belirsizlikleri azaltırken, genelde sürenin uzamasına sebep olur.

Diğer aşama tipi ise iç içe geçme ilişkisi yani overlapping. Bu aşama tipinde aşamalar kendinden önceki aşama bitmeden başlar. Sonraki faz, ilk faz bitmeden başlarsa süre kısalacaktır fakat beraberinde riskin de artması olasılığı yükselecektir.

Profesyonel iş hayatımda bu tipte birkaç proje yönetme şansım olmuştu. Gözlemlediğim en büyük problem ise değişimdi, yani aynı anda başlayan aşamalar ilerlerken ihtiyacın değişmesi sonucu bir fazın içeriği değiştirdiğinde, bu fazı kullanan ya da kullanacak olan fazların da değişmesini gerektirmiş, bu durumda da hesaba katamadığımız ek iş gücü ve farklı tipte maliyetlerle başa çıkmak zorunda kalmıştım. Genelde startup projelerinde sık olarak uygulanan bu tip, proje olgunlaştıkça kendisini waterfall’a ya da şimdi bahsedeceğim iteratif yani tekrarlama ilişkisine bırakır.

Bu arada overlapping (iç içe geçme) ilişkisini ardımızda bırakmadan önce Murphy kanunlarını hatırlamakta fayda var.

Gelelim son aşama tipine, tekrarlama ilişkisi yani iteratif. Bu aşama tipinde sadece bir aşama planlanır ve bir sonraki fazın planlaması, devam eden fazın ilerlemesine ve teslimatına bağlıdır. Belirsiz ve değişkenliğin yoğun olduğu ortamlar için uygundur. Bu tipte en popüler yaklaşımlardan birisi olan Agile, sık olarak kurumsal firmalarda uygulanmaya çalışılır.

Agile (çevik), dünya üzerinde kabul edilen yöntemler arasında en hızlı ve güvenli proje geliştirme yaklaşımıdır. Şu anda dünyada irili ufaklı birçok şirket tarafından yoğun bir şekilde kullanılmaktadır.

Çevik yazılım yöntemleri ise kendi içerisinde özü aynı, fakat süreçlerinde farklılaşan çeşitli alt kollara ayrılır. Bu kollardan popüler olanlarından bir tanesi de Scrum’dır. Scrum, kelime olarak rugby oyununda oluşturulan küçük ekiplere verilen isimdir. (1) Kısa döngülü çıktı üretme ve geri bildirim düşüncesine dayanır. Proje için önemli gereksinimleri öncelikli olarak geliştirmeyi hedefler. Proje zamanı boyunca ihtiyaç duyulan değişiklikleri kolayca uygulayabilir. Scrum’ın getirdiği yeniliklerden birisi, proje ilerlemesini açık ve devamlı şekilde gösteren, kalan özellikler/geçen gün sayısı grafiğidir. Bu grafik sayesinde proje sorumluları projenin durumunu anında görebilmektedir. (2)

Proje yönetimindeki en büyük maliyetler çoğunlukla değişimlerden kaynaklanır. Bu konuyu ileride değineceğiz fakat şu görseli önden bir inceleyelim:

Genel olarak planlamaya alınıp başlatılan bir proje üzerinde sonradan yapılan değişiklikler maliyetleri artırır. Proje yönetiminde 4 başarı parametresi vardır. Bunlar:

1. Kapsam
2. Maliyet
3. Zaman
4. Kalite (Risk)

Kapsam değiştikçe takvim değişir, böylece maliyetler oynamaya başlar. Zaman konusunda baskı arttıkça kaliteden ödün verilmeye başlanır. Bu yüzden proje kısıtlarını çok iyi belirlemekte ve bunları da proje sürecinde çok iyi takip etmek (monitör) gerekir. Bunun içinde kısıtlar çok iyi belirlenmelidir. Genel geçer proje kısıtlarını 7 başlıkta toplayabiliriz:

1. Müşteri memnuniyeti
2. Kapsam
3. Zaman
4. Kalite
5. Risk
6. Kaynaklar
7. Maliyet

Bu kısıtlar çerçevesinde takip edilen projelerin başarı oranı çok daha yüksek olmaktadır. Genelde ve maalesef planlamaya zaman ayrılmaması, projelerin gereksiz yere para yakmasına sebep olur.

Planlamaya zaman ayırmadan bir proje yönetiminden söz edemeyiz. Planlamanın ardından proje amaç ve kısıtlarının belli ve personel ihtiyacının sağlanmış olması gerekir. Etkin bir proje yöneticisinin varlığı ile yolda çok daha sağlam adımlarla yürünür.

Gelelim Proje Süreçlerine

Her bir projenin bir başlatıcısı ve sponsoru olur. Proje duyurusunun ardından başlangıç süreçleri başlar ve planlama süreci devreye girer. Burada daha önceden bahsettiğim parametrelerle planlama yapılır, çerçeveler çizilir, paydaşların belirlenmesi ve kaynak planlaması gerçekleştirilir.

Proje yönetim süreçlerini 5 başlıkta toparlayabiliriz. Bunlar:

1. Başlangıç Süreçleri
2. Planlama Süreçleri
3. Yürütme Süreçleri
4. İzleme ve Kontrol Süreçleri
5. Kapanış Süreçleri

Gelin şimdi bu süreçlere göz atalım.

Başlangıç Süreçleri

Başlangıç sürecinde “business case”, yani iş gerekçesi konuşulur. Başlangıç sürecinde “proje neden yapılıyor” ve “hangi finansal ya da bazlara dayandırarak yapıyoruz” gibi sorulara cevap aranır.

Başlangıç süreci, amaç ve gerekçeyi tanımlar. İş gerekçesinin tanımının ardından, proje başarısının nasıl ölçümleneceği yine bu süreçte tanımlanır.

Başarı ölçümü için bir takım nicel ve nitel analizler kullanılır. Nicel analiz daha çok sayısal ölçümlerle belirlenir ve genellikle şu 4 tip kullanılır:

1. Net Bugünkü Değer
2. İç Verimlilik Oranı
3. Geri Dönüş Süresi
4. Fayda Maliyet Analizi

Nitel analizler de stratejik kriterler, üst yönetimin öncelikleri, rakip ve piyasa şartları, puanlama yönetimi gibi yöntemlerle gerçekleştirilir.

Kısaca nicel analizlerden olan İç Verimlilik Oranı (internal rate of return – IRR) ‘dan bahsedelim. IRR için her şirket kendi içerisinde bir önceliklendirme puan matrisi yaratabilir. Projenin ROI ve maliyeti başta olmak üzere, şirketin belirlediği işin büyüklüğü, zaman, paydaş oranı, bütçe gibi parametrelere matrise yerleştirilir ve bunlara verilen çarpanlarla birlikte 1-5 arasında olan bir puan belirlenir. Bu puana göre öncelik listesi oluşturulur. Fakat genelde proje seçiminde getirisi yüksek olanlar tercih sebebidir.

Geri Dönüş Süresi (Payback Period) ise projenin ilk yatırım maliyetini geri ödemesi için gerekli olan süredir. Bu da yine proje seçim aşamalarında sık kullanılan yöntemdir. Projeler, zaman ve maliyet kapsamında masaya yatırılır ve IRR + geri dönüş süresi baz alınarak seçim yapılır.

Geri Dönüş Süresi’nin hesaplaması ise oldukça kolaydır. Projenin tamamlanması için gerekli olan maliyeti, projenin getireceği yıllık gelire böldüğünüzde periyodu belirlemiş olursunuz.

Planlama Süreçleri

Planlama sürecinde, yapılacak olan işlerin yol haritası ve alternatif yaklaşımlar belirlenir. Neyi ne zaman nasıl yapacağız gibi sorular bu süreçte yanıt bulur. Planlama süreçleri potansiyel riskleri gün yüzüne çıkarmak ve proje verimliliğini artırmak için yapılacak en iyi pratiktir. Günümüzde profesyonel olarak proje yönetimi yapmayan şirketlerin en büyük sorunu planlamaya vakit ayırmamalarıdır.

Planlama ile işler arası sırasal ilişkiler düzenlenir ve iletişimin nasıl olacağı belirlenir. Eksik bilgiler giderilir ve proje kayıtları oluşturulur. Bu kayıtlar ise geleceğe aktarılır; yani işe yeni başlayan veya devralan kişiler için bir başlangıç noktası yaratılır ve verimlilik artırılmış, eski kazanılan bilgiler (deneyimler) de kaybedilmemiş olunur.

Planlama sürecinde karar verilen proje plan tiplerine bakacak olursak, bunları 2 grupta toplayabiliriz:

1. Genelden Detaya (Top-Down)
2. Detaydan Genele (Bottom-Up)

2 tipinden kendine özgü artı ve eksileri olmak birlikte, genelden detaya planlama, diğerine göre daha yüksek risk taşır ve üst yönetime sunulabilir kıvamda olmamaktadır. Bu tip bir kişi veya küçük bir grup tarafından oluşturulur ve önemli işleri adresler; tarihler önerir. Tahminlemeden öteye gidemeyen bu proje plan tipinde yönetim nezdinde söz verilemez. Verilse bile yüksek ihtimalle değişeceği için karar alma mercilerini yanıltır.

Detaydan genele olan planlama tipi ise projeye katkısı olan tüm proje çalışanları tarafından yaratılır ve tüm alt başlıklar tanımlanır. Bu işlerin sorumluları adreslenir ve öngörülen süreler tahmin edilir. Projenin ihtiyaç duyacağı 3. partiler, paydaşlar, araçlar veya departman gibi bağımlılıkları gösterilir. Bu sebepler yüzünden de kabul edilebilir seviyede risk taşır; üst yönetime sunulabilir durumda olur.

Yürütme Süreçleri

Yürütme süreci ise planlama sonrasında projenin başladığı ve çivilerin çakılmaya başlandığı süreçtir. Projede en yüksek maliyet, zaman ve efor bu süreçte gerçekleşir. Projenin bu aşamasında değişiklik isteklerinin gelmesi beklenir ve proje yöneticisinin en etkin olması gerektiği süreçlerden birisi denilebilir; çünkü gelen değişiklik istekleri her an kapsamı ve bu da maliyet, süre gibi parametrelerin değişmesi anlamına gelebilir. Hemen aşağıdaki görseli hatırlayalım:

Başarı için kritik faktörlerin başında kapsamın doğru ve eksiksiz anlaşılması ve yine kapsamın doğru yönetilmesi gelir. Gelen değişiklik isteklerinin yönetilemediği durumda, maliyetler mutlak olarak artar. Kapsamın yine iyi yönetilememesi gecikmelere, kalitesiz ürün ve aşılmış bütçelere neden olur.

Kapsamın ciddi ihtiyaçlar dışında değiştirilmesi ise pişmanlıktır fakat projelerin de vazgeçilmez lezzeti değişiklikler ile birlikte gelir J Bu yüzden değişiklik isteklerinin iyi değerlendirilip sonraki fazda mı yapılması ya da içinde bulunulan fazın kapsamına mı dâhil edileceğime iyi karar verilmelidir.

Kısaca Motivasyon

Proje yöneticisinin en önemli görevlerinden biri de “motivasyon” ‘dur. Özellikle yürütme sürecinde dikkat edilmesi gereken ekibin motivasyonu, her an projenin seyrini değiştirebilir. Bu yüzden ekibi iyi belirlemek ve tanımak yine projenin başarı ile bitirilmesi için gerekli olan parametrelerden birisidir. Bu kapsamda McGregor’un “X & Y Kuşağı” teorisi ile Victor Vroom’un “Beklentiler” teorilerinden bahsedelim.

McGregor, X teorisine göre davranan yöneticileri şöyle tanımlar:

• Ortalama insanların tembel olduklarını ve işi sevmediklerini varsayarlar.
• İş yerindeki çalışanların kontrol edilmesi, yönlendirilmesi ve hatta işletmenin hedeflerine ulaşabilmesi için tehdit edilmesi gerektiğini düşünürler.
• Ortalama insanların sorumluluktan kaçtığına, yönetilmesi gerektiğine ve güvende olmayı her şeyin üstünde tuttuğuna inanırlar.

Y teorisine göre davranan yöneticileri de:

• İşin, insanlar için, dinlenme ve eğlenme gibi doğal bir süreç olduğuna
• İnsanların kendilerini adamış oldukları hedeflere ulaşmak için kendi kendilerini yönetip kontrol edebileceklerine
• Ortalama düzeydeki insanların bile, kendilerine doğru koşullar sağlandığında, sorumluluk almak isteyeceğine ve sorumluluğu kabul edeceğine
• İş tatmin edici olduğu sürece, kuruma bağlılığın kendiliğinden oluşacağına inanırlar.

Dolayısıyla hangi kuşakta olursanız olun ekibin beklenti ve ihtiyaçlarına göre gereksinimleri tedarik etmek yöneticilerin en büyük zorluklarındandır denilebilir. Özellikle gelen “Z” kuşağının beklentileri ise zaman zaman daha zorlayıcı olabiliyor J

Victor Vroom ise motivasyon anlamında yapacağınız araştırmalarda sıkça karşınıza çıkabilecek bir isim; şu anda Yale Üniversitesi’nde çalışıyor. Victor’a göre insanların 2 durumda motivasyonları yükselir. Bunlar:

1. Yaptıkları işin sonunda bir başarı elde edileceğini hissediyor ve bu durumda bir haz duyacaklarsa
2. İşin sonunda kendilerinin ödüllendirileceklerine inanıyorlarsa

Bu teoriye göre de ekip koşmaya hazırlanır ya da koşmaya başladığında yöneticinin ekibe zor ama imkânsız olmayan hedefler ve sonunda da bir ödül sistemi kurması beklenir. Şirketler bunu “Performans Değerlendirmesi” adı altında yıllık hedefler (KPI – Key Performance Indicator) ile yapar.

İzleme & Kontrol Süreçleri

Bu süreç esasen başlangıç süreci ile birlikte devreye girer ve kapanış sürecine kadar devam eder; yani planlama ve yürütme ardışık olarak başlangıç süreci sonrasında yol alırken, izleme ve kontrol süreci asenkron olarak başlangıç sürecinden hemen sonra başlar ve tüm süreçler ilerlerken devam eder.

İzleme ve Kontrol Süreci tüm projeyi kapsar ve projeyi belli temel çizgiler referansında monitör eder. Bu çizgileri ise 3 başlıkta toplayabiliriz:

1. Kapsam
2. Zaman
3. Maliyet

Bu çizgiler etrafında proje izlenir ve sapmalarda devreye girer. Gerekli ihtiyaçlar yolda tedarik edilir ve raporlara işlenir.

Kapanış Süreçleri

Projeyle ya da fazıyla ilgili yapılan işlerin resmen bitirilmesi bu süreç grubunda yapılır. Yarıda iptal edilen proje ya da fazla için de bu süreç grubundaki çalışmalar gerçekleştirilir. Kapanış süreci bir şirketin en önemli varlıklarından birisidir çünkü bu süreç sonrasında elde edilen bilgiler kaydedilir ve sonraki projelerde kullanılmak üzere erişilebilir halde dijital ortamda tutulur.

Kapanış sürecinde gerçekleştirilen işlemleri ise şöyle özetleyebiliriz:

• İşin müşteriye devredilmesi
• Projenin başarısının değerlendirilmesi
• Alınan dersler (lessons learned) raporunun hazırlanması
• Kayıtların arşivlenmesi
• Ekibin serbest bırakılması / dağıtılması

Proje, kapanış duyurusu ile bitirilir.

Bu yazımda proje nedir, süreçleri ve her süreçte ne tür çalışmalar yapılır dilim döndüğünce anlatmaya çalıştım. İster dijital bir proje yapın isterseniz üretim, anlattığım süreçleri kolay bir şekilde uygulayabilirsiniz. Deneyimli proje yöneticileri ile çalışmanız sadece projelerinizin bitirilmesi değil, maliyetlerinizde de ciddi tasarruflar sağlayacaktır.

Proje yönetimi ile ilgili farklı tecrübeleriniz, eklemeleriniz varsa lütfen yorum alanından paylaşınız.

Kaynakça:

1: http://www.acm-software.com/scrum/
2: https://www.kocsistem.com.tr/agle-yaklasm-ve-scrum-yontem/

Bahçeşehir Üniversitesi, MIS programı “Bilişim Proje Yönetimi” dersi hocamız Sayın Murat Girgin’e de ders notlarını paylaşma izni verdiği için özel teşekkürlerimi sunarım.