Debrief, bir işin ya da projenin daha anlaşılır ve etkili olmasını sağlamak amacıyla tarafların bir araya gelmesiyle oluşan bilgi alışverişi toplantısıdır. İşin sahibi olan şirketler çeşitli pazarlama faaliyetleri veya projeler için işi yaptıracakları taraflara brief verir. Bu brief’in ardından karşı tarafın işi anlayıp anlamadığını kontrol etmek ve yanlış anlaşılan bölümlere açıklık getirmek, debrief toplantılarının asıl amacını oluşturur. Yani debrief, daha önce hazırlanıp sunulan brief dosyasının üzerinden geçmek olarak açıklanabilir. Bu sayede hem ajanslar hem markalar için projenin detayları kesinleşecek, farklı ve yararlı başka fikirler ortaya çıkabilecektir. Pazarlama profesyonellerinin, kendi marka kimliğini ve ürünlerini/hizmetlerini anlattıktan sonra, ajanstan bunlarla alakalı geri bildirim alması her iki taraf için de oldukça yararlı. Debrief toplantısı, söz konusu projenin erken dönemlerindeki durumunu denetlemek için de ideal. İşi alan ajansın ve marka yetkililerinin katılacağı bu toplantıda brief’te muğlak kalan alanlar konuşulup netleştirilir. Ayrıca ucu açık pek çok kısmın ortaya çıktığı debrief toplantıları sayesinde son dakika krizlerinin önüne geçmek de mümkün.
Debrief, sözlük anlamı gibi, bilgi almak amacıyla yapılan toplantılardır. Brief dokümanında karşı tarafa verilen bilgi, debrief toplantısında geri bildirim olarak alınır. İşin konusu, tamamlanma süresi, daha önce yapılan benzer işler, marka kimliği ve marka dili gibi hususlarda verilecek herhangi bir fikir, projenin gerçekleşmesinden önceki süreçte epey işe yarayabilir. Bu sebeple brief sonucunda başlayacak olan ekip çalışmasının nasıl yürüyeceği debrief toplantısında konuşularak, varsa yanlış anlaşılan kısımların düzeltilmesinde fayda var. Peki debrief toplantısında kimler olmalı? Markanın işten sorumlu yaratıcı ekibi, pazarlama ve PR bölümü sorumluları ile ajanstaki yetkili kişiler debrief toplantılarında hazır bulunması gereken katılımcılar arasında yer alır. Her ekip kendini ilgilendiren notları alır ve daha sonra yapılacak iç toplantılarla kafalardaki soru işaretleri giderilir. Karşı tarafa verilen brief ne kadar net ve anlaşılırsa, daha sonrasında yapılacak debrief toplantıları da o kadar kısa ve verimli geçecektir.